Vaka · temsilî
Üç ayda ne oluyor, adım adım.
Aşağıdaki klinik gerçek değil; rakamlar sahada en sık gördüğümüz büyüklüklerden kuruldu. Amaç sistemin ne yaptığını özellik listesiyle değil, bir ayın nasıl geçtiğiyle göstermek.
Klinik profili: saç ekimi ve diş, ayda ortalama 400 lead, altı satış temsilcisi, iki ortak klinik. Kayıtlar üç yerde duruyordu: CRM’de lead, Excel’de tahsilat, WhatsApp gruplarında geri kalan her şey.
Üç ayın sonunda değişen tek şey şu: “bu ay ne yapalım” sorusu artık toplantıda tartışılmıyor, listede yazıyor.
Gün 0 · Veri bağlanır
Mevcut CRM, tahsilat tablosu ve WhatsApp geçmişi tek yere alınır ve doğrulanır. Klinikten istenen tek şey erişim; veri girişi yok.
Gün 3 · İlk bulgu raporu
Veri dolar dolmaz dört şey görünür oldu: 51 mükerrer kayıt, 38 hastaya 60 günden uzun süredir dokunulmamış, 9 hastada toplam 214.000 TL tahsil edilmemiş bakiye, bir kampanya üç aydır ortalamanın altında.
Ay 1 · Müdahale listesi
Bulgular dört maddeye indi ve klinikle birlikte sahibi ile tarihi yazıldı: kampanyayı durdur (Atalay), 38 hastayı ara (operasyon), bakiyeleri mutabakata bağla (finans), mükerrerleri birleştir (operasyon).
Ay 2 · Aynı listeye tekrar bakıldı
Temassız hasta 38’den 11’e indi, bakiyenin 140.000 TL’si tahsil edildi, durdurulan kampanyanın bütçesi ölçülebilir olana kaydı. Mükerrer birleştirme yarım kalmıştı; listede kaldı.
Ay 3 · Sorunun yeri değişti
İlk ayın dört maddesi kapandı; yerine daha ince iki madde geldi. Lead’e dönüş süresi ortalama altı saat, iki temsilcide 20 saat. Tıkanıklık artık tahsilatta değil, ilk temasta.
Bu vakada olmayanlar
Sistem işi kimseye kendisi atamadı, “yapıldı” kutusunu kendisi işaretlemedi. Listeyi her ay klinikle birlikte biz çıkardık. Sistemin yaptığı iş, bakılacak yeri isim ve rakamla önümüze koymaktı.